Guía 07 · Impuestos y seguridad social
Obligaciones del patrón ante el IMSS
Jorge Arturo Tadeo CasasDirector general · 28 años de experiencia
Las obligaciones del patrón ante el IMSS son registrarse como patrón, inscribir a sus trabajadores y comunicar sus movimientos afiliatorios, y calcular y pagar a tiempo las cuotas obrero-patronales, para que sus colaboradores tengan acceso a las prestaciones de la seguridad social.
La seguridad social protege a los trabajadores mediante prestaciones médicas, económicas y sociales. Además, establece obligaciones para los patrones relacionadas con el registro y la administración de sus colaboradores ante el IMSS. Una correcta gestión fortalece el cumplimiento legal y brinda certeza tanto a la empresa como a los trabajadores. En esta guía revisamos cada obligación en el orden en que aparece en la vida de una empresa: del alta patronal al pago mensual de cuotas.
Alta patronal
El alta patronal es el registro que realiza el patrón ante el IMSS para cumplir con sus obligaciones en materia de seguridad social. Es el punto de partida de todo lo demás:
- Permite iniciar operaciones como patrón.
- Es obligatoria para quienes contratan trabajadores, sin importar el tamaño de la empresa.
- Genera obligaciones de registro y pago que deben cumplirse en cada periodo.
Antes de contratar a tu primer colaborador, confirma que tu registro patronal esté activo y que los datos de la empresa coincidan con los que tienes ante el SAT y el Infonavit. Las diferencias entre registros suelen detectarse tarde, cuando ya hay pagos o movimientos con errores.
Alta, baja y modificaciones de trabajadores
Todo trabajador debe estar inscrito ante el IMSS desde el inicio de la relación laboral para tener derecho a las prestaciones. Los movimientos afiliatorios deben notificarse oportunamente al IMSS:
| Movimiento | Cuándo se presenta | Plazo |
|---|---|---|
| Alta | Al inicio de la relación laboral; lo recomendable es antes de que el trabajador inicie labores | 5 días hábiles |
| Baja | Al concluir la relación laboral | 5 días hábiles |
| Modificación salarial | Cuando exista un cambio en el salario del trabajador | Oportunamente, conforme a la ley |
Para que el registro sea válido, cuida estos aspectos en cada movimiento:
- Inscribir al trabajador antes de que inicie labores
- Proporcionar información correcta y completa
- Dar de alta en el plazo establecido (5 días hábiles)
- Conservar el acuse de alta y los documentos soporte
El cumplimiento oportuno de las obligaciones ante el IMSS ayuda a prevenir sanciones y garantiza que los trabajadores tengan acceso a los beneficios de la seguridad social.
Cuotas obrero-patronales: cálculo y pago el día 17
Las cuotas al IMSS deben calcularse correctamente y pagarse en tiempo para evitar recargos, actualizaciones y sanciones. Se llaman obrero-patronales porque una parte la cubre la empresa y otra se retiene al trabajador en su nómina. Estas son las consideraciones clave:
- Calcular con base en el Salario Base de Cotización (SBC). Un SBC mal integrado arrastra el error a todas las cuotas; revisa cómo se integra en la guía de tipos de salario y SDI.
- Pagar dentro del plazo legal: a más tardar el día 17 del mes siguiente.
- Considerar riesgos de trabajo e incapacidades al determinar las cuotas del periodo.
- Evitar diferencias en el pago que generen multas y recargos.
- Verificar la correcta presentación del SUA y la línea de captura antes de pagar.
Las cuotas obrero-patronales se pagan a más tardar el día 17 del mes siguiente. Agenda la revisión del SUA con anticipación para no llegar al límite con diferencias sin resolver.
Las aportaciones al Infonavit y los descuentos por crédito de vivienda también se procesan con el SUA; los detalles están en la guía de Infonavit para empresas. Y como las cuotas obrero-patronales son una de las retenciones de la nómina, conviene leerlas junto con el ISR en sueldos y salarios.
Riesgos de trabajo
Los riesgos de trabajo son los accidentes o enfermedades que pueden presentarse con motivo o durante el desempeño del trabajo. Se dividen en dos tipos:
- Accidentes de trabajo.
- Enfermedades de trabajo.
En ambos casos, deben registrarse y atenderse conforme a la legislación aplicable. Para la nómina, un riesgo de trabajo no es solo un tema de seguridad: las incapacidades que genera deben considerarse en el cálculo de las cuotas, y un mal registro puede provocar diferencias en los pagos al IMSS.
Prestaciones y derechos del trabajador
El IMSS brinda protección al trabajador y a su familia a través de diferentes prestaciones que pueden utilizar cuando las necesiten. Por eso inscribir a tiempo y cotizar correctamente no es un trámite más: es lo que garantiza que tus colaboradores tengan acceso a:
- Atención médica y hospitalaria
- Medicamentos y material de curación
- Incapacidades por enfermedad o accidente
- Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez
- Prestaciones en dinero: subsidios, guarderías, pensión y más
Mantener los registros al día y calcular y pagar correctamente las cuotas fortalece la seguridad social de tu equipo y la estabilidad de tu empresa. Si prefieres que expertos se encarguen de los movimientos afiliatorios, el SUA y el pago de cuotas, conoce la maquila de nómina de RH Pay Solutions.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el alta patronal ante el IMSS?
Es el registro que realiza el patrón ante el IMSS para cumplir con sus obligaciones en materia de seguridad social. Es obligatoria para quienes contratan trabajadores, permite iniciar operaciones como patrón y genera obligaciones de registro y pago.
¿En qué plazo debo dar de alta a un trabajador en el IMSS?
Lo recomendable es inscribirlo antes de que inicie labores. El plazo establecido para presentar el alta es de 5 días hábiles; la baja también debe comunicarse al concluir la relación laboral.
¿Cuándo se pagan las cuotas obrero-patronales?
A más tardar el día 17 del mes siguiente. Se calculan con base en el Salario Base de Cotización (SBC) y pagarlas fuera de tiempo genera recargos, actualizaciones y sanciones.
¿Qué prestaciones da el IMSS al trabajador?
Atención médica y hospitalaria, medicamentos y material de curación, incapacidades por enfermedad o accidente, el seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez, y prestaciones en dinero como subsidios, guarderías y pensión, entre otras.
Fundamento: Ley del Seguro Social y sus reglamentos.
Cumplir con el IMSS es cumplir con tus colaboradores. Cumplir hoy, construir confianza mañana.
