Guía 12 · Control y tecnología
Cálculo de nómina paso a paso: ejemplo, finiquito y timbrado
Jorge Arturo Tadeo CasasDirector general · 28 años de experiencia
Calcular la nómina es integrar la información laboral y fiscal del trabajador para determinar correctamente el importe que debe recibir: se parte del salario y las percepciones, se aplican las incidencias del periodo, se restan las deducciones y retenciones y se obtiene el neto a pagar.
Cada cálculo impacta directamente en el pago del colaborador y en el cumplimiento de las obligaciones de tu empresa ante el SAT, el IMSS y el Infonavit. Por eso conviene practicar con casos reales: un error en cualquier etapa se refleja en el recibo, en el CFDI y en los enteros.
Del salario al neto: los cuatro pasos
Un cálculo completo de nómina sigue siempre la misma secuencia:
- Salario y percepciones. Se consideran el salario base y todas las percepciones del periodo.
- Incidencias del periodo. Se registran y aplican las incidencias que modifican el pago: faltas, horas extra, permisos, entre otras.
- Deducciones y retenciones. Se calculan el ISR, las cuotas del IMSS, los descuentos y el crédito Infonavit, si aplica.
- Neto a pagar. Es el resultado final: el importe que corresponde pagar al trabajador.
Si necesitas repasar los conceptos base, consulta qué es la nómina y qué elementos la integran y los tipos de salario y el SDI.
ISR, IMSS e Infonavit en el mismo cálculo
Una nómina integral debe considerar las obligaciones fiscales y de seguridad social que correspondan a cada trabajador:
| Concepto | Cómo se determina | Guía |
|---|---|---|
| ISR | Se determina la retención de acuerdo con los ingresos del trabajador y la tabla correspondiente. | ISR en sueldos y salarios |
| IMSS | Se calculan las cuotas patronales y las deducciones al trabajador conforme al salario base de cotización. | Obligaciones ante el IMSS |
| Infonavit | Si el trabajador cuenta con crédito, se aplica el descuento correspondiente según el esquema vigente. | Obligaciones ante el Infonavit |
La clave no es calcular cada concepto de forma aislada, sino verificar cómo todos impactan en el resultado final de la nómina.
Incidencias laborales que modifican el pago
Las incidencias ocurridas durante el periodo pueden modificar directamente el cálculo de la nómina. Afectan el salario y las percepciones, cambian las deducciones y retenciones aplicables y, si se registran correctamente, evitan errores y contingencias.
| Incidencia | Efecto en la nómina |
|---|---|
| Horas extra | Incrementan las percepciones. Deben calcularse con la tasa correspondiente. |
| Faltas o ausencias | Pueden generar descuentos o afectar prestaciones si no se registran correctamente. |
| Incapacidades | Tienen un tratamiento particular según el tipo de incapacidad y los días correspondientes. |
| Vacaciones y permisos | Deben registrarse y pagarse de acuerdo con la ley y la política de la empresa. |
Un software de nómina con control de incidencias ayuda a que cada falta, hora extra o permiso llegue completo al cálculo.
Ejemplo práctico de cálculo de nómina
Veamos un caso sencillo de nómina quincenal. Los datos del colaborador son:
| Dato | Valor |
|---|---|
| Salario diario | $500.00 |
| Días del periodo | 15 |
| Faltas injustificadas | 1 día |
| Días pagados | 14 |
| Horas extra dobles | 6 horas |
| Descuento por crédito Infonavit en el periodo | $1,200.00 |
Supuestos del ejemplo:
- Los 15 días del periodo se pagan a salario diario, incluidos los de descanso. La falta injustificada se refleja una sola vez: ese día no se paga, por lo que no se descuenta de nuevo como deducción.
- El salario por hora se obtiene dividiendo el salario diario entre 8 horas: $500.00 ÷ 8 = $62.50.
- Las horas extra dobles se pagan al doble del salario por hora: $62.50 × 2 = $125.00 por hora.
- El ISR, la cuota IMSS del trabajador y el descuento Infonavit son montos ilustrativos redondos, no resultado de un cálculo real.
1. Percepciones
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Salario del periodo | 14 días × $500.00 | $7,000.00 |
| Horas extra dobles | 6 horas × $125.00 | $750.00 |
| Total de percepciones | $7,750.00 |
2. Deducciones
| Concepto | Importe ilustrativo |
|---|---|
| ISR retenido | $1,000.00 |
| Cuota IMSS del trabajador | $200.00 |
| Descuento por crédito Infonavit | $1,200.00 |
| Total de deducciones | $2,400.00 |
3. Neto a pagar
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Total de percepciones | $7,750.00 |
| (−) Total de deducciones | $2,400.00 |
| Neto a pagar | $5,350.00 |
Los importes de ISR, IMSS e Infonavit de este ejemplo son ilustrativos. En la práctica intervienen la tarifa del ISR y la distinción entre ingresos gravados y exentos, el salario base de cotización (SBC) del IMSS, las condiciones del crédito Infonavit y las políticas de la empresa.
Cómo calcular un finiquito
El finiquito determina las cantidades que debe recibir el trabajador al concluir la relación laboral. Se calcula en cuatro pasos:
- Fecha de baja. Se confirma la fecha en que termina la relación laboral.
- Conceptos pendientes. Se identifican los conceptos que corresponden al trabajador.
- Cálculos. Se calcula cada concepto considerando días, salarios, tasas y bases correspondientes.
- Total a pagar. Se obtiene el monto final del finiquito, descontando las retenciones aplicables.
Los conceptos que suelen integrarlo son:
- Salarios pendientes
- Vacaciones proporcionales
- Aguinaldo proporcional
- Prima vacacional proporcional
- Otras prestaciones, según aplique
Para saber cómo se generan esas prestaciones, revisa aguinaldo, vacaciones y PTU.
En un caso real, el proceso completo cuando un colaborador termina su relación laboral avanza así: se registra la baja y se confirma la fecha de término; se determinan los conceptos pendientes y se realizan los cálculos; se revisan el ISR, el IMSS y el Infonavit aplicables al finiquito; se genera y timbra el CFDI de nómina del finiquito; se realiza el pago según la forma acordada, y se archivan el CFDI, los cálculos, los recibos y los documentos que respaldan el proceso.
Timbrado del CFDI de nómina
El timbrado garantiza que la información del pago quede reflejada en el comprobante fiscal de manera correcta y válida. El flujo es:
- Cálculo correcto: percepciones, deducciones e impuestos calculados adecuadamente.
- Información fiscal: datos del trabajador y del patrón correctos y actualizados.
- Timbrado: la información se valida y se envía al PAC para su timbrado.
- Comprobante: se genera el CFDI de nómina que respalda el pago y las retenciones aplicadas.
Antes de timbrar, verifica:
- Percepciones y deducciones correctas.
- Retenciones de ISR, IMSS e Infonavit actualizadas.
- Datos fiscales del trabajador y del patrón.
- Fechas y periodos correctos.
- Claves y conceptos del catálogo de nómina.
Cada etapa del proceso está conectada. Omitir o registrar mal un paso puede generar diferencias, multas o una desinformación. Comunicación clara con el trabajador, cálculos bien documentados e información comprobable son la base de un cierre sin riesgos.
Una vez timbrado el periodo, el siguiente paso es cerrar y conciliar la nómina.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos para calcular la nómina?
Primero se considera el salario base y todas las percepciones del periodo; después se registran las incidencias que modifican el pago; luego se calculan el ISR, las cuotas del IMSS, los descuentos y el crédito Infonavit, si aplica; y al final se obtiene el neto a pagar al trabajador.
¿Cómo se calcula el neto a pagar?
El neto a pagar es el total de percepciones menos el total de deducciones del periodo. Por ejemplo, con percepciones de $7,750.00 y deducciones de $2,400.00, el neto es de $5,350.00. Los importes del ejemplo de esta guía son ilustrativos.
¿Qué conceptos incluye un finiquito?
Según el caso: salarios pendientes, vacaciones proporcionales, aguinaldo proporcional, prima vacacional proporcional y otras prestaciones que apliquen. Al total se le descuentan las retenciones correspondientes.
¿Qué se debe verificar antes de timbrar la nómina?
Que las percepciones y deducciones sean correctas, que las retenciones de ISR, IMSS e Infonavit estén actualizadas, que los datos fiscales del trabajador y del patrón sean correctos, que las fechas y periodos sean los correctos y que se usen las claves y conceptos del catálogo de nómina.
Fundamento: Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social, Ley del Infonavit, Ley del Impuesto sobre la Renta y Código Fiscal de la Federación.
Una nómina correcta es el resultado de todo el proceso, y el proceso no termina con el cálculo: verifica cada detalle, documenta cada paso y timbra correctamente.
