Guía 01 · Fundamentos
Qué es la nómina y qué elementos la integran
Jorge Arturo Tadeo CasasDirector general · 28 años de experiencia
La nómina es el proceso mediante el cual se determina, calcula y paga al trabajador las cantidades que le corresponden por su relación laboral, considerando las percepciones, deducciones y obligaciones establecidas en las leyes aplicables.
Dicho de otra forma, la nómina representa el conjunto de percepciones y deducciones que recibe el trabajador por su trabajo, así como las obligaciones que el patrón debe cumplir en materia laboral, fiscal y de seguridad social. Por eso no es solo “pagar sueldos”: cada periodo involucra al SAT, al IMSS y al Infonavit.
Elementos que integran la nómina
Toda nómina, sin importar el tamaño de la empresa, se arma con cuatro elementos:
- Datos del trabajador. Información personal, puesto, salario, departamento, régimen y situación fiscal.
- Percepciones. Sueldos, salarios, comisiones, bonos, horas extra, premios, gratificaciones y prestaciones en especie.
- Deducciones. Impuestos, cuotas de seguridad social, préstamos, embargos, pensiones alimenticias, faltas y ausencias.
- Cálculo y pago. Cálculo del neto a pagar, emisión de recibos de nómina y cumplimiento de obligaciones ante las autoridades.
Por qué es fundamental: importancia administrativa y fiscal
Una gestión adecuada de la nómina garantiza el pago correcto y oportuno a los colaboradores, asegura el cumplimiento de las disposiciones legales y fortalece la confianza y la estabilidad en la empresa.
| Importancia administrativa | Importancia fiscal |
|---|---|
| Permite una gestión eficiente del personal y el control de los costos laborales. | Asegura el cumplimiento de obligaciones fiscales como ISR, IMSS, Infonavit y demás aplicables. |
| Facilita la toma de decisiones con información confiable y oportuna. | Evita multas, recargos y sanciones por parte de las autoridades. |
| Mejora la satisfacción y confianza de los colaboradores al garantizar pagos correctos y en tiempo. | Permite la correcta deducibilidad de las erogaciones por pagos de nómina. |
El cumplimiento en materia de nóminas protege a la empresa de riesgos legales, económicos y reputacionales.
Obligaciones patronales clave
Cada periodo de nómina, el patrón debe cumplir con cinco obligaciones básicas:
- Registro de los trabajadores ante el IMSS.
- Cálculo y entero de cuotas obrero-patronales al IMSS e Infonavit, incluido el seguro de Retiro, Cesantía en edad avanzada y Vejez (RCV).
- Retención y entero de impuestos, principalmente el ISR por salarios.
- Emisión y entrega de recibos de nómina y sus comprobantes fiscales (CFDI).
- Conservación de la documentación soporte.
Cada una tiene su propia guía: consulta cómo calcular y retener el ISR por salarios, las obligaciones del patrón ante el IMSS y las obligaciones ante el Infonavit.
Tipos de percepciones y deducciones
Los conceptos que integran la nómina se clasifican en percepciones (ingresos) y deducciones (descuentos).
| Tipo | Clasificación | Ejemplos |
|---|---|---|
| Percepciones | Ordinarias | Sueldo o salario, prima vacacional, aguinaldo, prima dominical |
| Extraordinarias | Horas extra, comisiones, bonos e incentivos, premios de productividad | |
| Prestaciones y beneficios | Vales de despensa, ayuda de transporte, seguros y previsión social, becas y apoyos educativos | |
| Deducciones | Legales | ISR, cuotas IMSS, créditos Infonavit |
| Contractuales | Préstamos personales, fondo de ahorro, créditos internos | |
| Otras | Pensiones alimenticias, embargos judiciales, faltas o ausencias injustificadas |
Para profundizar en cada concepto, revisa los tipos de salario y el SDI y las prestaciones de ley.
El expediente del trabajador: 9 documentos esenciales
El control documental y la nómina van de la mano. La información del expediente sirve de base para determinar percepciones, aplicar deducciones y cumplir con las obligaciones patronales ante las autoridades fiscales y de seguridad social.
- Solicitud de empleo
- Contrato individual de trabajo
- Identificación oficial
- RFC y Constancia de Situación Fiscal
- CURP
- Número de Seguridad Social (NSS)
- Comprobante de domicilio
- Fotografía del trabajador
- Datos bancarios para nómina
Mantener la documentación actualizada reduce errores administrativos y fortalece el control interno de la empresa. Un expediente completo es sinónimo de control.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la nómina?
Es el proceso mediante el cual se determina, calcula y paga al trabajador las cantidades que le corresponden por su relación laboral, considerando las percepciones, deducciones y obligaciones establecidas en las leyes aplicables.
¿Qué diferencia hay entre percepciones y deducciones?
Las percepciones son los ingresos del trabajador, como sueldo, aguinaldo, horas extra o vales de despensa. Las deducciones son los descuentos, como el ISR, las cuotas del IMSS, los créditos Infonavit o los préstamos.
¿Cuáles son las obligaciones patronales clave en la nómina?
Registrar a los trabajadores ante el IMSS, calcular y enterar las cuotas obrero-patronales, retener y enterar el ISR por salarios, emitir y entregar los recibos de nómina con sus comprobantes fiscales y conservar la documentación soporte.
¿Qué documentos debe tener el expediente de un trabajador?
Solicitud de empleo, contrato individual de trabajo, identificación oficial, RFC y Constancia de Situación Fiscal, CURP, Número de Seguridad Social, comprobante de domicilio, fotografía y datos bancarios para nómina.
Fundamento: Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social, Ley del Infonavit y Ley del Impuesto sobre la Renta.
Una nómina bien gestionada es sinónimo de cumplimiento, orden, productividad y crecimiento sostenible. Cumplir hoy, construir confianza mañana.
